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活动策划之前期准备工作

发布时间:2022-04-24 08:21:56

01 明确活动目的,确定主题

在策划活动的时候,首先要根据甲方本身的实际情况(包括活动的时间、预期投入的费用等)和市场分析的情况(包括竞争对手当前的活动行为分析、目标用户群体分析、网民心理分析、产品特点分析等)做出准确的判断分析,扬长避短地提取当前重要的,也是值得推广的一个主题。重要的一点要站在需求方立场思考问题。

02 活动策划的整合资源

列出活动策划所需相关的宣传资源,人力资源,物力资源,包括涉及到的部门和人员,活动的各项费用,根据实际情况进行具体的计算后,用清晰明了的形式列出。同时,分配好各部门的工作岗位,给合适的人安排合适的职责,推进活动的时候才能够有条不紊。关键资源的借助及把控需要做通盘考虑。

03 场地筛选

选择一个什么场地,是能直面展示活动的档次。在选择时要现场勘查场地大小、环境优良、地理位置等因素。确保场地达标的同时,还要货比三家,也要做好预案,并且现在场地的选择与时俱进很,多元化,不再是仅仅局限于酒店、展馆,会议中心之类的。一些Bar ,废弃厂房,工业区及个性化空间都可以作为活动的举办地,策划方案也是越来越不拘一格。

场地确认信息:

1. 交通位置便利(靠地铁公交站,离市中心位置等)。

2. 场地入口及容纳人数。

3. 确认舞台尺寸,大屏尺寸,及电箱位置和供电情况。

4. 确认进货通道,进场时间,撤场时间(制作时间表)。

5. 场地方是否提供贵宾休息室、化妆间、停车位等。

6. 是否需要报备(消防,电检,安保)。

04 准备确认执行策划书

执行是有结果的行动,执行力是贯彻战略意图,完成预定目标的操作能力,执行策划书作为重要环节,直接反应出项目的终效果,重中之重。

策划书总结要点如下:

1.确认主办,承办,协办等组织单位。

2.确认后动主题,风格(即创意方案)。

3.确认嘉宾和观众人员(提前邀请)。

4.串词,致辞等文案。

5.确认互动区域。

6.制作流程单(确认活动时间,结束时间,关键节点)。

05 活动相关物料单

作为细节执行,这些物料相对类别比较多,可以考虑单独列一下工作单。物料大到舞台,屏幕,灯光音响,小到签到表,工作证等。根据时间流程及关键节点,相关的重要物料,同时也要站在服务的立场考虑到嘉宾可观众的需求。

06 创意设计物料

这里主要包括场地布置的效果图、舞台效果图、座位安排等,当然还有现场的主视觉(KV)设计、视频制作等。

07 摄影摄像需求

现场照片的画质、美感会直接影响到后期传播。要配备专业的团队,同时确认摄影师摄像师及机位等相关问题,还有关键时间段及关键人物的抓拍等等。

细节如下:

1.   是否需要大屏播放返现场画面。

2.   是否需要直播。

3.   是否需要记录活动现场照片或是视频。

4.   是否需要后期剪辑现场视频。

这些主要看活动的终需求,为后期传播做准备。

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