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庆典活动的组织和注意事项

发布时间:2016-05-10 11:06:57

庆典的组织程序:
  (1)庆典策划:确定来宾及发放请柬;来宾组成:政府官员、地方实力人物、知名人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表或特殊人物等。总之,来宾要具有一定的代表性;发放请柬要求:请柬提前7—10 天发放。重要来宾请柬发放后,组织者当天应电话致意。庆典头晚再电话联系。
  (2)设计庆典活动程序;一般程序:主持人宣布开典;介绍来宾;由组织的重要领导或来宾代表讲话;安排参观活动;安排座谈或宴会;邀请重要来宾留言或提字。
  (3)落实致辞人和剪彩,致辞人和剪彩人分己方和客方。己方为组织最高负责人,客方为德高望重、社会地位较高的知名人士;选择致辞人和剪彩人应征得本人同意。
  (4)编写宣传材料和新闻通讯材料;列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料,将材料装在特制的包装袋内发给来宾,天水庆典公司盛禧文化传媒。对记者,还应在其材料中添加较详细的资料,以方便记者写作新闻稿件。
  (5)庆典活动的接待工作;设置接待室。对所有来宾,都应热情接待,耐心服务;对重要来宾,要由组织领导亲自接待;他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责。
 
庆典注意事项:
  庆典活动既是社会组织面向社会和公众展现自身的机会,也是对自身的领导和组织能力、社交水平以及文化素养的检验。因此,举办庆典活动时,公共关系人员应做到准备充分,接待热情,头脑冷静,指挥有序。一般说来,盛禧庆典策划-庆典活动应注意以下事项:
  (1)确定庆典活动主题,精心策划安排,并进行适当的宣传。
  (2)拟定出席庆典仪式的宾客名单,一般包括政府要员、社区负责人代表、同行代表、员工代表、公众代表、知名人士、社团。
  (3)拟定庆典程序,一般为:签到、宣布庆典开始,宣布来宾名单、致贺词、致答词、剪彩等。
  (4)事先确定致贺词、答词的人名单,并拟好贺词、答词,贺词、答词都应言简意赅。
  (5)确定关键仪式人员,如剪彩、揭牌、托牌等;除本单位领导外,还应邀请德高望重的知名人士。
  (6)安排各项接待事宜,事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录像、扩音等有关服务礼仪人员。
  (7)可在庆典活动中安排节目,如舞龙等;还可邀请来宾题词,以作为纪念。
  (8)庆典结束后,可组织来宾参观本组织的设施、陈列等,增加宣传的机会。
  (9)通过座谈、留言形式,广泛征求意见,并综合整理、总结经验。
 
  为了策划好这些单位的庆典活动,天水盛禧活动策划公司总要到客户单位那里进行全面而深入的调研,实地了解该单位的发展历史、文化底蕴、地域、行业、产品、服务、客户等多方面的信息。在此基础上,再运用有效创新的五种方法和原则,编创出具有“五有”特征的策划案,并跟进或指导策划案的实施。这里所说的“五有”特征是:
  一、有先进的文化内涵:有先进的文化内涵:确定并烘托一个“画龙点睛”式的易于记忆和传播的文化主题,开展与单位的文化理念相一致的系列活动,设计、定做、赠送富有文化特征的宣传资料和礼品,撰写、发表有互动效果的新闻稿件。
  二、有较广泛的参与度:有较广泛的参与度:开展一些群众参与性强的活动,一方面引导、激发单位全体职工参与进来,增强单位职工的自豪感和凝聚力;另一方面,最大关联度和最大程度相结合,吸引公众也参与到庆典活动中来。
  三、有耳目一新的创意:有耳目一新的创意:创意结合单位的产业、产品、服务等特点,别出心裁地设计和开展一个或几个创新性、兴趣性、娱乐性、回味性的活动。
  四、有传播品牌的效果:有传播品牌的效果:一方面,要在单位所在地域和能在单位所在地域形成一定的口碑效应;另一方面,能通过关联媒体,尤其是网络,提升、传播庆典活动的影响力和单位的品牌。
  五、有良性投入产出比:有良性投入产出比:庆典活动是需要花钱的,但是,花钱的庆典活动,不一定都能成功。在策划庆典活动的时候,先考虑的不应该是有多少钱可以花的问题,而是应考虑少花钱、多办事、办好事、办成事的问题。

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